Zeitstrahl klingt zunächst nach Mathematik der 5. Klasse. Die visuelle Darstellung einer Chronologie auf einer Linie erscheint nicht besonders anspruchsvoll. Je mehr Aspekte, Ressourcen, Termine und Aufgaben in dem Zeitstrahl eingetragen werden, desto größer ist jedoch die Herausforderung, alle Informationen übersichtlich zu erfassen. Die Verwendung eines Tools kann die Erstellung unterstützen. Mit der Suche nach Zeitstrahl erstellen online lässt sich ein nützliches Werkzeug finden, mit welchem die Ausarbeitung ein Kinderspiel ist.
Grundlagen für einen Zeitstrahl
Ein Zeitstrahl für die Projektarbeit beinhaltet alle erforderlichen Aufgaben. In der Vorarbeit müssen alle Aufgaben zusammengetragen und bei Bedarf in kleinere Abschnitte unterteilt werden. Jeder Abschnitt wird jetzt in eine chronologische Reihenfolge gebracht. Die schwierigste Aufgabe ist, eine Zeiteinschätzung für den Aufgabenabschnitt abzugeben. Das eingeplante Zeitfenster ist abhängig vom Aufwand und den zur Verfügung stehenden Ressourcen. Sind alle einzelnen Schritte sorgfältig geplant, kann das Erstellen des Zeitstrahls erfolgen
Reihenfolge festlegen
Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts ist das Resultat von unterschiedlichen Aufgaben, die aufeinander aufbauen. Der Aufbau des Zeitstrahls orientiert sich an den Abhängigkeiten der einzelnen Abschnitte. Es müssen folglich Fristen gesetzt werden für Themen, die die Grundlage für eine weiterführende Bearbeitung erfordern. Dem gegenüber stehen Aufgaben, die zeitlich parallel bearbeitet werden können.
Eintragungen vornehmen
Jede Beschreibung muss treffend formuliert werden. Aufwendige Umschreibungen sprengen die Kapazität des Zeitstrahls und reduzieren die gewünschte Übersicht. Alle Beteiligten eines Projekts müssen relevante Informationen aus dem Zeitstrahl entnehmen können. Während der Projektphase ist der Zeitstrahl ein wichtiges Element in der Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit. Ein klarer Zeitplan hat einen positiven Einfluss auf die Planung, da jeder Handlungsschritt oder Meilenstein eindeutig formuliert wurde.
Zeitstrahl pflegen
Ein Zeitstrahl macht ein aufwendiges Projekt skalierbar. Bereits die Unterteilung einer großen detailreichen Aufgabe in überschaubare und zeitlich planbare Abschnitte ist ein erster Schritt. Damit ein Projekt fristgerecht abgeschlossen werden kann, müssen alle Ergebnisse und Fortschritte mit dem geplanten Zeitstrahl verglichen werden. Die Kontrolle der Einhaltung der Zeitplanung muss in kurzen Intervallen erfolgen. Nur dann können Abweichungen schnell registriert werden und Maßnahmen zur Anpassung ergriffen werden.
Wodurch können Abweichungen entstehen?
Eine Ursache für Verzögerungen kann darin liegen, dass die Projektleitung den Aufwand für einen Aufgabenabschnitt anders eingeschätzt hat, als er in der Realität ist. Es kann auch bei sorgfältiger Planung passieren, dass eine chronologisch frühere Aufgabe nicht fristgerecht fertiggestellt wird oder Ressourcen wegfallen. Das gehört zu jedem Projekt dazu und ein Zeitstrahl verhindert diese Unregelmäßigkeiten nicht. Die Ausarbeitung bietet jedoch eine ausgezeichnete Kontrollmöglichkeit.
Fortschritte können sofort eingetragen werden und für Rückstände zeitnah Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Es können schnell und einfach Veränderungen in der Koordination vorgenommen werden, die das Projekt wieder an die geforderte Zielsetzung anpasst. Das sichtbare Erreichen von Zielen kann in einem Projekt für zusätzliche Motivation sorgen.
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