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Wie verbessert eine moderne DMS-Lösung/DMS-Software die Arbeit mit den Firmenunterlagen?

Die Verwaltung von Dokumenten ist keine leichte Herausforderung für praktisch alle modernen Unternehmen und Organisationen. Sie werden jedoch durch moderne Technologien und dedizierte DMS-Lösungen unterstützt. Das Dokumentenmanagementsystem ist ein sehr nützliches Tool, mit dem Sie Ihre Arbeit mit Dokumenten digitalisieren, automatisieren und optimieren und alle damit verbundenen Aufgaben und Verfahren rationalisieren können.

Dokumentenmanagementsystem und seine Rolle im elektronischen Dokumentenumlauf

Das Dokumentmanagementsystem (DMS) ist eine spezielle Software, die es Unternehmen und Organisationen erleichtern soll, täglich mit der Dokumentation zu arbeiten. Die Software der Klasse DMS soll die Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs in der Organisation und seine Umsetzung ermöglichen, die von Jahr zu Jahr immer beliebter wird. Der elektronische Dokumentenumlauf beinhaltet die Abschaffung der Papierdokumentation und ihre Ersetzung durch elektronische Dokumente sowie – immer häufiger – die Digitalisierung und Automatisierung des Aufgaben- und Informationsflusses im Zusammenhang mit Dokumenten. Die Dokumentationsdateien werden in den digitalen Ressourcen des Unternehmens (auf den eigenen Servern oder in der Cloud) gespeichert und den autorisierten Mitarbeitern über die DMS-Software-Schnittstelle leicht zugänglich gemacht.

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Durch die Umstellung auf den elektronischen Dokumenten-Workflow hat das Unternehmen die Chance, die meisten der erheblichen Probleme im Zusammenhang mit der Verwaltung von Papierdokumenten zu beseitigen. Dank des elektronischen Dokumentenflusses werden alle Briefe digitalisiert und in digitalen Ressourcen gespeichert, was einen einfachen und schnellen Zugriff von überall her ermöglicht. Die Dateien sind auch gegen Löschen sowie gegen Einsichtnahme oder Kopieren durch Dritte angemessen geschützt. Alle von autorisierten Benutzern vorgenommenen Änderungen werden aufgezeichnet und sind jederzeit nachvollziehbar.

Dokumentenmanagementsystem – wichtige Vorteile seiner Implementierung

Ein effizienter und vollständig optimierter Workflow von Dokumenten und Aufgaben im Zusammenhang mit ihrer Speicherung, Verarbeitung und schließlich Archivierung ist der Schlüssel zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen und effizienten Funktionierens des Unternehmens. Moderne Software der DMS-Klasse wurde entwickelt, um Dokumentationsabläufe zu digitalisieren, zu automatisieren und zu optimieren und die Ausführung aller Verfahren und Aufgaben zu rationalisieren, die mit der Arbeit mit den Dokumentenressourcen des Unternehmens zusammenhängen. Seine Umsetzung ist auch ein wichtiger erster Schritt zu einer erfolgreichen digitalen Transformation des Unternehmens und eine wichtige Gelegenheit, seinen Wettbewerbsvorteil auszubauen.

Moderne DMS-Systeme bieten derzeit ein sehr breites Spektrum an Möglichkeiten. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Workflow (d. h. Umlauf von Dokumenten, Informationen und Aufgaben) zu straffen und zu beschleunigen, die gemeinsame Nutzung und Arbeit an Dokumenten zu erleichtern und mögliche Fehler, Auslassungen und andere Unregelmäßigkeiten, die bei der Ausführung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentation auftreten können, wirksam zu beseitigen Alle elektronischen Dokumente sind gleichberechtigt sowohl für Mitarbeiter der Zentrale und der einzelnen Firmenniederlassungen als auch für Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, verfügbar.

Darüber hinaus kann ein hochwertiges Dokumentenmanagementsystem einfach und sicher mit anderer, bereits im Unternehmen implementierter Software integriert werden, wodurch messbare Synergieeffekte erzielt werden können, die sich aus einer noch besseren Nutzung der vorhandenen IT-Systeme ergeben. Die Digitalisierung von Dokumenten und ihre Speicherung in elektronischer Form beseitigt das Problem der Papierstapel auf den Schreibtischen und wirkt sich positiv auf die Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungsfindung aus. Höchste Sicherheitsstandards hingegen erlauben einen besseren Schutz sensibler, vertraulicher Daten, wobei nur autorisierten Personen Zugang gewährt wird.

Welche Funktionen sollte ein zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem bieten?

Der größtmögliche Nutzen der Implementierung eines DMS-Systems ist möglich, wenn die entsprechende Software ausgewählt wird. Gegenwärtig gibt es auf dem Markt der IT-Lösungen für Unternehmen viele Tools, die sich dem Dokumentationsmanagement widmen. Ein qualitativ hochwertiges Dokumentenmanagementsystem sollte nicht nur eine hochfunktionale, sondern auch eine flexible und skalierbare Lösung sein, die es ermöglicht, seine umfangreiche Funktionalität an die individuellen Bedürfnisse einzelner Geschäftsbereiche und die Anforderungen eines bestimmten Prozesses oder Geschäftsszenarios anzupassen, damit es seine Rolle ordnungsgemäß erfüllen und dem Unternehmen allein Vorteile bringen kann.

DMS-Lösungen sind es wert, implementiert zu werden. Sie sind einfach und intuitiv zu bedienen, leicht skalierbar und an die Bewältigung großer Mengen an Dokumentation angepasst. Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit, volle Überprüfbarkeit und die Möglichkeit der laufenden Kontrolle über Änderungen und Modifikationen, die in der Dokumentation vorgenommen werden. Software verwendet auch Technologien und Mechanismen wie Workflow-Engine, maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Geschäftsprozessrobotisierung (RPA), intelligente Texterkennung (OCR), digitale Signatur und viele andere innovative Lösungen, die im modernen Geschäftsleben nützlich sind.

Erwähnenswert sind z.B. innovative Low-Code-Plattformen, die eine schnelle Erstellung von maßgeschneiderten, funktionalen und standardisierten Geschäftsanwendungen ermöglichen. Diese Spitzenlösungen bieten zudem die Möglichkeit eines effizienten Änderungsmanagements und der Einführung notwendiger, aktueller Änderungen in jeder Phase der Lösungsbereitstellung (auch nach der Produktivsetzung), mit sofortigen Ergebnissen und vor allem niedrigen Kosten.

Darüber hinaus können diese umfassenden Plattformen auch die Funktionalität von BPM (Business Process Management) erfolgreich kombinieren, das im Zeitalter dynamischer Geschäftsentwicklung und neuer Technologien immer mehr zu einem festen Begleiter im DMS-Bereich wird. Innovative Unternehmen konzentrieren sich zunehmend darauf, bestimmte Geschäftsszenarien anzugehen und die dabei auftretenden Probleme zu lösen. Sie streben im täglichen Betrieb die so genannte Process Excellence an, anstatt nach einer bestimmten, geschlossenen Softwarekategorie zu suchen.

Es ist oft die Rede von so genannten Geschäftsanwendungen, bei denen es sich lediglich um IT-Tools zur Verbesserung der Arbeit von Geschäftsbereichen handelt, und das klassisch verstandene DMS wird dennoch zu einer der Dimensionen, Funktionsbereiche – einer der wichtigsten und erfordert entsprechende Aufmerksamkeit und moderne Technologie, damit die Organisation ein modernes Büro ohne Papier genießen kann.

Bildquelle Titelbild:

  • Jirsak/shutterstock.com

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