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Wie die elektronische Unterschrift die Geschäftswelt erobert

Die eigene Unterschrift besiegelt einen Vertrag und ist sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Leben in zahlreichen Situationen erforderlich. Ein neuer Trend erleichtert jetzt die Vertragsunterzeichnung und viele andere Angelegenheiten. Die Rede ist von der elektronischen Unterschrift. In immer mehr Bereichen ist sie auf dem Vormarsch und bietet eine deutliche Zeitersparnis und Kostenreduzierung. Wir haben uns den neuen Trend der elektronischen Unterschrift genauer angesehen und klären wichtige Fragen.

Was ist eine elektronische Unterschrift?

Mit Bezeichnungen wie digitale Unterschrift, e-Signatur oder elektronische Unterschrift wird ein Verfahren beschrieben, welches eine rechtsverbindliche Möglichkeit zum Unterzeichnen von digitalen Dokumenten anbietet. Wichtige Faktoren hierbei sind die Authentifizierung der unterzeichnenden Person und ein Nachweis über die Zustimmung. Außerdem muss die elektronische Unterschrift über einen zertifizierten Anbieter wie beispielsweise YouSign erfolgen. Neben der Möglichkeit zur digitalen Vertragsunterzeichnung bieter YouSign eine erweiterte Verschlüsselung, das sichere Hosting auf EU-Servern und viele praktische Tools zur Vertragsverwaltung an.

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Auf diese Weise ist eine Unterschrift unter Verträgen oder wichtigen Dokumenten ganz ohne den Postversand in Papierform möglich. Auch ein persönliches Erscheinen zur Vertragsunterzeichnung ist damit nicht mehr erforderlich. Das spart im Geschäftsalltag und auch in vielen privaten Angelegenheiten eine Menge Zeit und Kosten.

Wie funktioniert eine digitale Unterschrift?

Unternehmen können für die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten einen Anbieter für die e-Signatur wählen und hier ihre Dokumente in einem gängigen Format hochladen. Zugelassene Anbieter müssen hohe Standards in Sachen Sicherheit, Datenschutz und Rechtsverbindlichkeit erfüllen. Erst mit Erfüllung dieser Auflagen erhalten sie die notwendige Zertifizierung. Nach dem Hochladen des Dokuments und der Angabe der Parteien, die um Unterschrift gebeten werden sollen, wird das digitale Dokument allen Parteien zur Unterzeichnung vorgelegt. Im Anschluss daran wird die Datei mit einem Zeitstempel versehen und kann zur digitalen Speicherung heruntergeladen werden.

Sind digitale und analoge Unterschriften gleichwertig?

Die Rechtsverbindlichkeit der elektronischen Unterschrift ist durch die in der gesamten EU geltenden eIDAS-Verordnung geregelt. Sofern es sich um einen zertifizierten Anbieter für digitale Signaturen handelt, besteht bei der Rechtsverbindlichkeit daher kein Unterschied zwischen einer analogen und digitalen Unterschrift.

Welche Vorteile bietet die digitale Unterschrift?

Durch die Umstellung auf ein elektronisches Unterschriftenverfahren können Unternehmen vollständig auf eine papierlose Vertragsabwicklung umstellen. Hiermit lassen sich räumliche Kapazitäten für die Aktenarchivierung einsparen und dadurch Betriebskosten spürbar senken. Außerdem ist mit diesem modernen Verfahren eine deutliche Zeitersparnis verbunden. Der postalische Versand und Rückversand von Vertragsunterlagen kann mehrere Tage in Anspruch nehmen oder im schlimmsten Fall zu einem Verlust der Dokumente auf dem Transportweg führen. Bei der digitalen Lösung fällt dieser Zeitraum deutlich geringer aus und der aktuelle Stand des Unterschriftenverfahrens ist online jederzeit einsehbar.

Bildquelle Titelbild:

  • TippaPatt/shutterstock.com

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