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Korrekte Rechnungen stellen

Eine Rechnung zu schreiben, ist überhaupt kein Problem. Zumindest könnte man das meinen. Macht man sich dann aber bewusst, dass wir uns in Deutschland befinden, wird man diese Ansicht schnell über Bord werfen. Denn wenn der deutsche Beamtenapparat etwas liebt, dann sind es Vorschriften und Regeln.

Da jede Rechnung vom Fiskus kontrolliert werden kann, muss man sich also beim Erstellen an gewisse Standards halten und darf diverse Pflichtangaben nicht vergessen. Welche das sind und was sonst noch zu beachten ist, erklären wir in diesem Artikel, an dessen Ende zudem ein kleiner Exkurs ins Forderungsmanagement stattfindet.

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So sieht eine korrekte Rechnung aus

Zunächst aber zur Rechnung an sich. Wer eine Dienstleistung oder ein Produkt verkauft, muss bei der dazugehörigen Zahlungsaufforderung auf mehrere Pflichtangaben achten, bei deren Fehlen es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen kann. Zur Veranschaulichung dieser Angaben hier eine Beispielrechnung:

Beispiel einer korrekten Rechnung

Im Folgenden werden die oben mit Nummern beschrifteten Pflichtangaben erläutert:

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Steuernummer des Rechnungsstellers
  3. Name und Anschrift des Empfängers
  4. Datum der Rechnung
  5. Einmalig vergebene Rechnungsnummer
  6. Datum der Lieferung/Dienstleitung
  7. Menge und Bezeichnung des Artikels
  8. Die Nettobeträge (einzeln und gesamt)
  9. Die anfallende Steuer

Nur wenn all diese Angaben auf der Rechnung auftauchen, akzeptiert das Finanzamt sie im Falle einer Wirtschaftsprüfung. Es gilt also, hier exakt zu arbeiten, um späteren – völlig unnötigen – Ärger zu vermeiden.

Ausnahmefälle

Kleinbeträge

Wer Erfahrung im Stellen von Rechnungen hat, wird es sicher bereits gemerkt haben: Bei der obigen Beispielrechnung hätte man auch einige der Angaben weglassen können. Das liegt daran, dass sie mit einem Gesamtbetrag von unter 150 € als sogenannte Kleinbetragsrechnung gilt. Bei solchen Rechnungen reichen folgende Angaben:

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Datum der Rechnung
  3. Menge und Bezeichnung der Produkte
  4. Der Bruttobetrag und die dahin enthaltene Umsatzsteuer

 

Umsatzsteuerbefreiung

Wenn einzelne Posten der Rechnung von der Umsatzsteuer befreit sind, bedeutet das nicht, dass auf die Pflichtangaben verzichtet werden kann. Im Gegenteil: Die betroffenen Posten müssen mit einem zusätzlichen Hinweis gesondert gekennzeichnet werden, also etwa „Umsatzsteuerfreie Leistung nach §XY Umsatzsteuergesetz“.

Nach §19 dieses Gesetzes dürfen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen und lassen diesen Teil der Pflichtangaben also weg. Alle anderen müssen aber enthalten sein. Achtung: Die Umsatzsteuer wird bei solchen Unternehmern zwar nicht erhoben, de facto steuerfrei sind sie aber nicht. Der Hinweis „Umsatzsteuerfreie Leistung nach §19 Umsatzsteuergesetz“ sollte also auf jeden Fall enthalten sein.

Korrektes Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement sorgt kurz gesagt dafür, dass offene Beträge für Produkte oder Dienstleistungen beim Rechnungssteller eingehen. Neben dem oben beschriebenen Stellen einer korrekten Rechnung besteht es aus zwei weiteren Teilbereichen:

  1. Die Debitorenbuchhaltung

Hier wird die Forderung verbucht, und alle Daten (sprich Rechnungsstellung und Fälligkeit der Zahlung) werden festgehalten. Um spätere Probleme zu vermeiden, kann hier bestimmten Kunden, die sich in wirtschaftlichen Schwierigkeiten befinden, ein Bestelllimit gesetzt werden.

  1. Das Mahnwesen

Hier werden offene Forderungen im Auge behalten und gegebenenfalls Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Verfahrensandrohungen verschickt. Spezielle Software wie faktura+Auftrag von Lexware können dabei helfen, säumige Kunden regelmäßig an die Ausstände zu erinnern.

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Jonathan Torke
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