Kuratierte Linksammlung für Webdesigner und -entwickler.

Schluss mit chaotischer Buchführung: Eingangsrechnungen bequem online verwalten

Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Papierrechnungen und Quittungen? Gleicht die Suche nach alten Lieferantenrechnungen der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen? Dann wird es höchste Zeit für die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverwaltung für mehr Übersichtlichkeit und Kontrolle. Wir haben die wichtigsten Fakten rund um die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen zusammengefasst und geben Tipps für deren Einsatz in Unternehmen jeder Größe.

Wie die Onlineverwaltung von Rechnungen möglich ist

Spezielle Software wie das Angebot Pylot Eingangsrechnungen digitalisiert die gesamte Rechnungsverwaltung in Unternehmen. Hiermit werden beispielsweise die eingehenden Rechnungen auf verschiedenen Plattformen automatisch eingesammelt und die in Software übertragen. Das ist besonders praktisch für regelmäßige Rechnungen wie etwa die von Telekommunikationsanbietern, Energielieferanten, Onlineshops und anderen Dienstleistern. Auch das Einfügen von Papierbelegen und Quittungen in die digitale Buchführung ist problemlos möglich. Hierzu werden die Belege ganz einfach eingescannt und anschließend gespeichert. Das erfolgt als GoBD-konforme Ablage und kann daher später ohne weiteren Aufwand für steuerliche Angelegenheiten genutzt werden.

Anzeige

Was ändert sich durch die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverwaltung?

Ein wichtiger Aspekt beim Umstieg auf die onlinebasierte Verwaltung von Eingangsrechnungen ist der Wegfall von Papierbergen. Wo Unterlagen bisher mühsam in Aktenordner einsortiert und in einem Archiv gelagert werden mussten, werden künftig alle Rechnungen komplett digital verwaltet. Dadurch besteht ein deutlich schnellerer und einfacherer Zugriff auf alte Rechnungen. Mit entsprechenden Filtern und Suchfunktionen lassen sich selbst alte Belege aus den letzten Jahren innerhalb kurzer Zeit aufrufen und beispielsweise mit aktuellen Rechnungen vergleichen. Aus diesem schnell durchführbaren Vergleich werden auch Einsparpotentiale deutlich, die zu einer dauerhaften Senkung von Kosten führen können. Kosten sparen Unternehmen übrigens auch dadurch, dass keine Lagerfläche für Aktenordner mit Eingangsrechnungen und Belegen mehr erforderlich ist.

Die digitale Archivierung sorgt für mehr Sicherheit und reduziert den Aufwand

Eine weitere Einsparung bei einer digitalen Verwaltung von Eingangsrechnungen zeigt sich im zeitlichen Aufwand der zuständigen Mitarbeiter. Durch die digitale Archivierung ist ein Zugriff auf eingegangene Rechnungen deutlich schneller möglich als bei der Archivierung von Papierrechnungen. Auch der Archivierungsaufwand fällt bei digitalen Lösungen deutlich geringer aus. Zudem ist die Synchronisation mit einer Software für Buchhaltung automatisch möglich und spart weitere wertvolle Arbeitszeit. Das kommt einerseits dem Unternehmen zu Gute und sorgt andererseits für mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter durch effiziente Arbeitsmethoden und ein modernes Arbeitsumfeld.

Auch um die Sicherheit der online gespeicherten Daten müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen. Für Software zur digitalen Rechnungsverwaltung gelten hohe Sicherheitsstandards. Je nach Leistungsumfang kann eine solche Software sowohl bei Einzelunternehmern als auch bei großen und mittelständischen Unternehmen das Chaos der früheren Buchhaltung in eine übersichtliche und einfach zu verwaltende Buchhaltung umwandeln. Effizientes Arbeiten, die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und die Einsparung von Kosten sind wichtige Vorteile einer digitalen Verwaltung von eingehenden Rechnungen in Unternehmen.

Bildquelle Titelbild:

  • Andrey_Popov/shutterstock.com

Frischer Input für Designer. Jeder Abonnent erhält das kostenlose Bundle aus 50 Photoshop Device-Mockups und 40 Responsive WordPress-Themes.

1x pro Woche. Kein Spam. Jederzeit kündbar.
Avatar
admin

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Verpasse keine News!

Du erhältst ein kostenloses Bundle aus 50+ WordPress-Themes und PSD Device-Mockups.

1x pro Woche. Jederzeit kündbar.
Anzeige