Geschwindigkeit - der Schlüssel für Effizienz

Projektplanung: Wie setze ich Geschwindigkeit richtig ein?

Der Einsatz von Geschwindigkeit wird beim Projektmanagement oft vernachlässigt. Warum Geschwindigkeit bei Kundenprojekten oft falsch eingesetzt wird und wie du deinen Workflow für den effektiven Einsatz von Geschwindigkeit bei deinen Aufgaben optimieren kannst, werde ich in diesen Artikel behandeln.


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Hierbei möchte ich dir Lösungsansätze bieten, sodass bei deinen Projektaufgaben zeitliche Engpässe drastisch reduziert werden sollten und dir genügend Zeit für die Qualitätskontrolle bleibt. Erfolgführendes Projektmanagement ist in erster Linie eine Frage guter Planung von Geschwindigkeit.

Artikelübersicht:

Steigende Anforderungen bei sinkenden Budgets

Fast alle Webagenturen und Freiberufler stehen vor der Herausforderung, steigende Anforderungen an Leistung und Verfügbarkeit bei sinkenden Budgets realisieren zu müssen. Verfügbares Budget und die Zeit spielen eine wesentliche Rolle bei Kundenprojekten. Dabei kann fehl eingesetzte Geschwindigkeit bei Arbeitsvorgängen zu Qualitätseinbußungen führen.

Als Webentwickler oder Webdesigner beispielsweise, verbringt man eine nicht unerhebliche Zeit Arbeitschritte zu beschleunigen. Sei es durch das Erlernen von Shortcuts oder Workarounds. Dabei gibt es einen Punkt, den es zu beachten gilt. Und zwar den, dass beim schnellen Arbeiten oft die Qualitätskontrolle vernachlässigt wird. Es ist für einen Designer während seiner Entwicklung also wichtig, heraus zu finden, wo dieser Punkt liegt.

Konzept für die Gestaltung

Lösung:
Sei schnell, aber aufmerksam. Jeder Rennfahrer weiß, dass man auf den Geraden schnell und in den Kurven langsam und vor allem aufmerksam fährt. Das Gleiche muss in deinem Konzept für die Gestaltung der Arbeit gelten. Wenn du gerade an einem Punkt eines Projekts bist, an dem du mit voller Geschwindigkeit fahren kannst, dann tu es. Gib Vollgas. Automatisiere dabei Arbeitschritte, nutze Stapel-Verarbeitung, Shortcuts oder Workarounds. Nutze jede erdenkliche und erfolgversprechende Vorgänge um Arbeitsschritte zu beschleunigen.


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Warum? Du wirst dadurch dein Projekt zwar nicht schneller beenden, jedoch kannst du dir mehr Zeit für die Kurven nehmen. Es sind die hürdenreichen und kniffligen Passagen, bei denen keine Zeit verloren gehen sollte.

Geschwindigkeit richtig einsetzen, ist der Schlüssel für Effizienz.

Projektübersicht erstellen

Versuche daher eine detaillierte Übersicht deines Projekts zu erstellen. Je sorgfältiger und detaillierter du die Ziele mit deinem Auftraggeber absprichst oder du deine  eigenen anvisierten Ergebnisse festhältst, desto mehr Zeit, Geld und Nerven kannst du außerdem sparen.

Schreibe alle gewünschten Ergebnisse deines Projekts irgendwo auf. Alles, was zu deinem Projekt dazugehören soll. Bei deiner Webseite also beispielsweise, Blog, Nachrichtensystem, Forum oder Kundendienst, virtuelle Ankleideprobe, Shop-System. Oder was auch immer.

Tipp:
Verwende für jedes Ergebnis kleine Karteikarten oder Haftzettel und nadel diese dann zum Beispiel an eine Pinnwand. Gruppiere, was zusammengehört, oder versuche, eine logische Abfolge zu erkennen. Mit diesem System bist du flexibel und kannst somit die Reihenfolge bei Bedarf schnell ändern und behältst alles praktisch vor Augen. Wenn du wissen möchtest, was noch alles an Arbeit auf dich wartet (aber auch, was du schon geschafft hast), brauchst du nur einen Blick auf deine Pinnwand zu werfen.

Projektmanagement Software und Tools

Für verteilte Teams und deren Kunden kann, je nach Arbeitsorganisation eine Projektmanagementsoftware zu diesem Zweck essentiell sein. Zweckmäßigerweise kann in diesen Fällen die Zusammenarbeit des Teams über das weltweite Netz koordiniert werden. Hierzu gibt es eine ganze Reihe von Onlinediensten. Kritisch zu betrachten ist allerdings, dass sehr viele Onlinetools auf fremden Servern laufen und die eingegebenen Daten nur mit nicht klar erkennbarer Sicherheit und Vertraulichkeit behandeln. Es empfiehlt sich also darauf zu achten Dienste zu nutzen, die eine Projektmanagement-Software für den eigenen Webspace bereitstellen.

Empfehlung

An dieser Stelle möchte ich activeCollab erwähnen. ActiveCollab stellt ein System bereit, dass alle Projektbeteiligte auf gut strukturierte Aufgabenverteilung und einfacher Kommunikation auf globaler Ebene zum Projektabschluss führt.

activeCollab – Projektmanagement & Kollaboration Tool

Sinnvoller Weise können Projektabschnitte in mehrere Meilensteine aufgeteilt werden. Und für jeden Meilenstein einzelne Tickets (Aufgaben) mit Prioritäten. Sicherlich gibt es hierzu zahlreiche andere und sogar auch kostenlose Projektmanagement-Tools. Eine Recherche an dieser Stelle kann sich sicher lohnen.

Weitere nützliche Projektmanagement-Tools

Es gibt eine Vielzahl an Projektmanagement-Tools im Web, die sich für einen optimierten und reibungslosen Projektverlauf einsetzen. Um deine Recherchezeit zu reduzieren, habe ich weitere nützliche Projektmanagement-Tools für dich zusammengesucht. Einige Angebote sind wirklich sehr gut.

1. Kollaboration

Wenn du mit einem Remote-Team an deinem Projekt arbeitest, benötigst du einen Online-Treffpunkt, um Konzepte der Arbeit auszuarbeiten. Ähnlich wie activeCollab bieten folgende Anbieter erfolgsorientierte Projektmanagement-Tools an:

2. Grundlegende Projektmanagement-Anwendungen

Folgende Anwendungen konzentrieren sich auf Aufgaben- und Team-Management, sowie Zeiterfassung und Rechnungsstellung:

Weitere nützliche Projektmanagement Tools: 15 nützliche Projektmanagement Tools


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Aufgaben ermitteln, sortieren und priorisieren

Ob nun mit Stift und Papier oder mit aufwendiger Software, gilt also zuerst, alle Aufgaben oder Tätigkeiten abzuarbeiten, die nötig sind, um dein Ergebnis auch zu erreichen. Und dazu solltest du diese Aufgaben erst einmal ebenso sorgfältig ermitteln und festhalten. Halte dir jedes Ergebnis vor Augen und überlege genau, bei welchen Aufgaben du Vollgas geben kannst und bei welchen du bewusst den Fuß vom Gas nehmen solltest. Sortiere deine Aufgaben regelmäßig nach einer logischen Abfolge und Priorität. Notiere gegebenenfalls auch, welche Aufgaben du allein erledigen kannst und für welche du Hilfe brauchst.

Schreibe jeden Zeitaufwand hinter deine Aufgabe und zähle alles zusammen. Du bekommst den Schreck deines Lebens, wenn dir klar wird, dass du das alles in dem dir zur Verfügung stehenden Zeitfenster unterbringen musst.

Sollten die Aufgaben das Zeitfenster sprengen, hast du grundsätzlich drei Möglichkeiten:

  1. Verzichte auf das, was nicht wirklich nötig ist, und verschlanke dein Projekt
  2. Heuer Leute an und delegiere Aufgaben.
  3. Verschiebe den Abgabetermin.

Wobei letzteres auf Biegen und Brechen vermieden werden will. Jeder Webdesigner und Entwickler kann sicherlich ein Liedchen darüber singen, dass Arbeitaufwand erheblich mehr werden, beim Näherrücken des Abgabetermins.

Sei hier ruhig ehrlich zu dir selbst. Wenn du bei deiner für gewöhnlich optimistischen Reißbrett-Planung schon ein Zeitproblem siehst, wird dich das in der Realität mit ihren Tücken erst recht einholen. Plane also lieber genügend Puffer ein. Wäre es nicht schön, deinen Kunden zu sagen, dass er seine Website am Freitag bekommt, stattdessen deine Mail aber schon am Mittwoch an dem Kunden rausgeht?

Qualitätskontrolle

Plane für jede Aufgabe eine maximale und realistische Umsetzungszeit ein. Verschaffe dir einen Überblick der Aufgaben, bei denen du gas geben kannst und bei denen du langsam und vorsichtig fahren solltest. Beispielsweise ist Korrekturlesen oder ein Usertest vor einem größeren Website-Launch nicht etwas, was du schnell erledigen solltest. Aber das Kleinrechnen von Bild-Dateien jedoch schon. Oder das Installieren einer Websoftware sollte nach Möglichkeit automatisch vollzogen werden, statt händisch über beispielsweise FTP.

Auszeit nehmen

Schalte ein paar Gänge herunter, bevor es an die Qualitätskontrolle geht. Lege eine 15minütige Pause ein. Befreie deinen Kopf von alten Aufgaben bei beispielsweise einem Spaziergang im Freien. Oder gönne Dir ein gutes Gespräch mit deinen Kollegen. Nehme ausreichend Flüssigkeit zu dir.

Keine Maschine mag es vom höchsten Gang, plötzlich in den untersten Gang geschalten zu werden. Dein Gehirn ist dabei keine Ausnahme.

Schluss

Ob mit ausgefeilter Software oder einem einfachen Blatt Papier – Wenn du dir über den sinnvollen Einsatz von Geschwindigkeit bei deinen Projektaufgaben bewusst bist, werden auch deine Nachteinsätze zum Projektende drastisch sinken, dein Workflow wird sich optimieren.

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Jonathan

Hi, ich bin Jonathan Torke, WordPress-Programmierer. Auf pixeltuner.de blogge ich über Webdesign und Social Media. Außerdem teile ich über Twitter täglich frische Ressourcen für Webdesigner und -Entwickler. Du findest mich auch bei Google+, Facebook und deviantART.

6 Antworten auf "Projektplanung: Wie setze ich Geschwindigkeit richtig ein?"
  • Sehr interessanter Beitrag. Danke dafür.
    Deine Tipps kann man auch auf andere Projekte umsetzen und nicht für für IT- oder Webdesign.
    Ich kann was Terminplanung und -Überwachung anbetrifft noch ein sehr guten Tipp abgeben: Merlin für MAC OSX. Das ist das Pondon zu MS Project (WIN). Und zustäzlich Things für die To do’s. Es besteht eine klasse Verknüpfung zwischen Things und Merlin, so dass man direkt von Merlin raus die Aufgaben an Things übergeben kann…sehr praktisch :-)

    Grüße Oliver

    • Jonathan

      Hi Oliver,
      danke für dein Feedback!
      Da hast du absolut recht – Nicht nur der IT-Bereich ist damit angesprochen. Danke für dein Tipp und den Retweet :)

      Schönes Wochenende weiterhin!

      Lieben Gruß

  • Da gibt es doch ein Ding zu kritisieren: „Aufgaben ermitteln, sortieren und priorisieren“. Wenn dir erst nach Annahme des Projektes auffällt, dass die Dimensionen gesprengt werden, dann hast du ein strukturelles Problem in der Projektorganisation. Deswegen sind die Massnahmen auch problematisch. Diese beziehen sich entweder auf ein bereits angenommenes Projekt oder die Beschreibung ist verwirrend.

    Zu Punkt 1: Das geht immer nur in Absprache mit dem Auftraggeber. Zwar arbeite ich nicht in der Branche der Webentwickler und -designer, aber mache seit über 25 Jahren Software. Auftraggeber haben meistens keine Probleme damit ein Projekt abzuspecken, wenn es sinnvoll ist. Nur darf dann eben nicht der Fehler gemacht werden auch weniger Zeit und Aufwand für das restliche Projekt zu verwenden. Umgekehrt wird oft der Fehler gemacht: wir brauchen mehr Zeit, dafür bekommst du, lieber Kunde, aber noch zusätzlich XYZ.

    Zu Punkt 2: Wenn es zu spät ist nützt auch das nichts mehr. Eine Aufgabe von einer Millionen Sekunden wird durch eine Millionen Mitarbeiter nicht in einer Sekunde erledigt. Das dies angenommen wird ist leider noch immer traurige Realität. Gerade von Managern. Dabei sollte sich dieser Irrglaube seit Fred Brooks „The Mythical Man-Month“ erledigt haben. Auch wenn inzwischen einige Dekaden alt, so hat sich an der Wahrheit dieses Buches bisher wenig geändert.

    Zu Punkt 3: Das ist immer möglich. Zwar ist es nicht schön die Hosen runter zu lassen, aber wenn es nicht geht, geht es eben nicht. Da hilft auch keine Wochenend- und Nachtarbeit. Irgendwann kann das Hirn nicht mehr und die Coffies helfen auch nicht mehr. Aber ich habe bisher keinen Auftraggeber erlebt, der einem bei ordentlicher Arbeit eine Verschiebung des Termins verweigert. Das macht für einen Auftraggeber auch keinen Sinn, da er auch weiss, dass er sonst nur Bruch bekommt, der dann wiederum auf ihn zurück fällt.

    Zu dem Rest des Artikels: Nett, aber nicht sonderlich konkret. Geschwindigkeit richtig einsetzen… ein Allgemeinplatzet, welches jeder so unterschreiben kann. Die Kunst ist doch: wie soll das gehen? Und das lernst du nur durch viele, viele Fehler :-)

    Zu Tools könnte ich eine Menge mehr schreiben. Tools werden grundsätzlich überbewertet. Sprecht miteinander. Nicht via Email, sondern via Telefon. Und schickt dann eine Email als Zusammenfassung.

    Ansonsten: lerne kalkulieren. Das ist schon schwierig genug. Bei mir hat sich eine Faustformel etabliert. Ich beginne die Kalkulation damit abzuschätzen wie lange ich für eine Aufgabe nur für mich brauche. Ohne Test und Dokumentation für die Wiederverwendung. Muss es für Wiederverwendung dokumentiert und getestet werden, multipliziere ich mit 3. Wird es an einen Kunden ausgeliefert, wird wiederum mit 3 multipliziert. Müssen Fremdsysteme integriert werden, multipliziere ich wiederum mit 3. Es ist erstaunlich, was dabei plötzlich für Zahlen zusammen kommen. Aber diese spiegeln die Realität wieder. Merke: Software ist teuer. Immer! Es gibt keinen Trick das zu umgehen.

    • Jonathan

      Hi Sascha,
      zu Aufgaben ermitteln, sortieren und priorisieren verstehe ich dich nicht recht. Detailierte Aufgaben eines Projekts zu erstellen, erst nachdem ich ein Projekt angenommen habe, macht doch Sinn. Selbstverständlich sollte jedem vor der Projektannahme bewusst sein, was an Arbeit auf die Beteiligten zukommt. Insgesammt hätte ich jedoch tiefer auf die, von Dir aufgegriffenen, Punkte eingehen können.

      Geschwindigkeit richtig einsetzen… ein Allgemeinplatzet, welches jeder so unterschreiben kann. Die Kunst ist doch: wie soll das gehen? Und das lernst du nur durch viele, viele Fehler :-)

      Absolut!

      Danke für deine Kritik.

      • Ja, detailierte Aufgaben schon. Aber das steht nicht in dem Absatz. Und wenn du dann feststellst, dass du dich verkalkuliert hast, dann ist es zu spät – du hast den Auftrag und den Vertrag schon. In 90% aller Fälle, so meine Erfahrung, zahlst du nicht drauf, verdienst aber zumindest kaum etwas. Weil du dich immer wieder selbst belügst. Sorry, nicht persönlich nehmen. Softwareentwickler – und dazu zähle ich dich jetzt einmal pauschal – belügen sich und ihre Qualitäten immer selbst.

  • Stefan:

    Projektmanagement im Zusammenhang mit Codierung ist thematisch so komplex, dass man wirklich für jeden Beitrag, der das Thema veranschaulicht wirklich dankbar sein sollte (ich finde den Artikel richtig Klasse!!). Vielleicht wäre es sogar generell richtig zwischen reinen Softwareprojekten und dem Webdesign – als das Aufsetzen digitaler Kunst – zu unterscheiden.

    Abgesehen von der gemeinsamen Schnittmenge gibt es mitunter stark abweichende Workflows und erfordern die Optimierung eines jeweils anderen Rollenbildes (Line ofCodes/Stunde vs. Codedesign/Pattern vs. Ästhetik eines Motivs). Ich denke, dass bestehende Modelle für IT-Projekt- und Softwaremanagement zwei Paar Schuhe sind, die insgesamt gut funktionieren und jeweils auf die Dimension des konkreten Anwendungsfalles bestmöglichst angenähert und adaptiert werden müssen.

    Mir persönlich half in diesem Zusammenhang ein interessantes Wiki zur Webentwicklung, das insbesondere auch Zeit- und Leistungserfassung gegenüberstellt und zuerst allgemeine technische Konzepte der IT-Projektierung beschreibt, die dann als reale Arbeitstechniken betrachtet werden.

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