Jährlich kommt es in Unternehmen zu hohen Verlusten, die sich in Gesamtsumme im dreistelligen Milliardenbereich befinden. Gründe hierfür sind mangelnde Kompetenz, Ignoranz und Stagnieren ohne Verbesserungen und Veränderungen sinnvoll im Unternehmen zu integrieren. Aufgrund dessen ist ein gutes Projektmanagement umso wichtiger, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und die Prozessqualität im Unternehmen zu verbessern. Alles Wissenswerte rund um das Thema Projektmanagement und die einzusetzenden Tools folgt nun in einem kurzen Überblick.
Projektmanagementtools als Unterstützung bei Projekten
Viele Unternehmen suchen sich im Rahmen eines guten Projektmanagement die Hilfe und Unterstützung von verschiedenen Softwares. Die Programme sind so konzipiert, dass die Projektleiter die Durchführung einer Aufgabenstellung von Anfang an Planen, Überwachen, Korrigieren und verbessern können. Die Prozessqualität wird somit optimiert und die Kosten sowie der Aufwand für einen Auftrag können früh überblickt, angepasst und kommuniziert werden. Überstunden und Kosten für Umarbeitungen fallen somit weg.
Mit der wachsenden und sich immer mehr verändernden Wirtschaft müssen die Unternehmen sich daran gewöhnen, anders an Aufträge und Aufgabenstellungen heranzugehen. Laut einer Studie, die die Ludwig-Maximilian-Universität in München in Zusammenarbeit mit der InLoox GmbH durchgeführt hat, seien die anfallenden Projekte immer komplexer, weil Kunden ihre Anforderungen schnell ändern und die Dienstleister mit steigenden Ansprüchen konfrontieren würden.
Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen auf diese Veränderungen in der Projektarbeit eingehen. Projektleiter berichteten bei einer Umfrage im Rahmen der Studie davon, dass die größte Schwierigkeit es wäre, den Überblick bei laufenden Projekten zu behalten.
Mit den speziellen Projektmanagement-Tools, die mittlerweile als beliebtes Projektmanagement Tool gelten, wird solchen Problemen Abhilfe geschaffen. Zudem berichten über 50 % der Befragten über Informationsverluste im Projektalltag, eine ungleiche Ressourcenauslastung unter den Projektmitarbeitern und bei über 40 % waren eine fehlende Projektdokumentation Grüne für eine unzufriedenstellende Fertigstellung des Projekts.
Deshalb gilt es, sobald ein größeres Projekt ansteht, eine Projektmanagement-Software zur Überwachung von Aufgaben, Zeitplan, Kosten und zum Informationsaustausch in das Projekt zu integrieren. Schon ab einer Projektgruppe von drei oder vier Mitgliedern kann sich dieses PM-Tool auszahlen, da hiermit ein sicherer Kommunikationsweg gefunden ist.
Du solltest bei der Wahl des geeigneten Projektmanagement-Systems jedoch auf solche Dienste achten, die ihre Software für Deinen eigenen Webspace bereitstellen. Es gibt viele online Tools, die die Zusammenarbeit des Teams über das Netz koordinieren lassen:
Weitere Anwendungen:
Generell können die PM-Softwares in jeder Branche eingesetzt werden. Besonders beliebt sind sie jedoch in der Dienstleistungsbranche, da hier viele Informationen über den Kunden, seine Vorstellungen und schließlich die Umsetzung im Projekt ausgetauscht werden müssen.
Der Nutzen und mögliche Komplikationen beim Einsatz von Projektmanagementtools
Business Value – darum geht es bei einem effizienten und erfolgsorientierten Projektmanagement und bei der Steigerung der Prozessqualität. Dies betrifft sowohl die Projektarbeit als auch die Einbettung der einzelnen Projekte in die Unternehmensstrukturen. Zeichnet sich das Projektmanagement durch gute Tools aus, so macht sich dies in folgenden Aspekten bemerkbar:
- Die Projektsituation kann allzeit effektiv überwacht und gesteuert werden.
- Auf Problemstellungen und Änderungen kann schneller und effizienter reagiert werden.
- Es herrscht eine praxisorientierte Prozess-Performanz und Effizienzkontrolle.
- Ergebnisse, die mithilfe gutem Projektmanagement erzielt worden sind, halten sich konsistent über lange Zeiträume hinweg auf einem vergleichbar hohen Level und können auch in anderen Bereichen repliziert werden.
Des Weiteren können Kosten für das Unternehmen eingespart werden, in dem ungeplante Überstunden durch ein gutes Projektmanagement im Vorfeld vermieden werden. Nachbesserungen, die oftmals hohe Kosten für das Unternehmen verursachen, sind mit einer geeigneten Planung des Projekts ebenfalls hinfällig.
Doch auch mit einem Projektmanagementtool sind noch nicht alle Probleme gelöst. Denn die Software wird immer noch mit den Informationen des Projektleiters eingespeist. So kann dieser z. B. wichtige Eckdaten trotz den Hilfestellungen der Software vergessen zu berücksichtigen. Zwar erstellt die Software einen Zeitplan, trotzdem kann niemand im Vorfeld wissen, wie viel Zeit die Durchführung eines Projekts wirklich kosten kann. Deshalb sollte das Projektmanagementtool nicht als Maß aller Dinge angesehen werden, sondern lediglich als eine Unterstützung komplexer Projekte und zur Überwachung des ungefähren Zeitablaufes.
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